Odoo DMS
Obieg dokumentów w Odoo
Odoo DMS - Obieg dokumentów w Odoo
Uporządkuj Dokumenty, Usprawnij Pracę, Zyskaj Kontrolę!
Efektywne zarządzanie dokumentami jest fundamentem sprawnego funkcjonowania każdej organizacji. Tradycyjne, papierowe archiwa stają się coraz bardziej niepraktyczne, czasochłonne i nieefektywne. Gubiące się dokumenty, trudności w wyszukiwaniu informacji, opóźnienia w obiegu dokumentów - to tylko niektóre z problemów, z którymi borykają się firmy polegające na papierowej dokumentacji.
Moduł Odoo DMS - Zarządzanie Dokumentami oraz obieg dokumentów w Odoo oferuje kompleksowe i nowoczesne rozwiązanie, które rewolucjonizuje sposób zarządzania dokumentami w Twojej firmie. Uporządkuj swoje dokumenty, usprawnij pracę zespołów, zyskaj pełną kontrolę nad informacjami i przejdź na wyższy poziom efektywności operacyjnej.
Odoo DMS w pigułce
Odoo DMS (Document Management System), czyli system zarządzania dokumentami, to zaawansowane moduł Odoo, który umożliwia elektroniczne zarządzanie całym cyklem życia dokumentów w organizacji. Moduł Odoo DMS umożliwia planowanie procesów, przepływów, kroków i uprawnień, aby obieg dokumentów w firmie był pod Twoją pełna kontrolą. Od momentu utworzenia dokumentu, przez jego współdzielenie, współpracę nad nim, zatwierdzenie, archiwizację, aż po bezpieczne usuwanie - Odoo DMS kontroluje każdy etap życia dokumentu.
Odoo DMS - Jakie problemy rozwiązuje obieg dokumentów w Odoo w praktyce
Jak moduł Odoo DMS - Zarządzanie Dokumentami w Odoo przekłada się na konkretne usprawnienia w codziennej pracy firm z różnych branż:
Znikające faktury i opóźnienia w płatnościach
- Rozwiązanie z Odoo DMS: Koniec z papierowymi fakturami ginącymi na biurkach! Faktury zakupu są skanowane lub przesyłane do DMS i automatycznie kategoryzowane. Dział księgowości ma natychmiastowy dostęp do wszystkich faktur w jednym miejscu. Workflow akceptacji faktur przyspiesza proces zatwierdzania i płatności.
- Efekt: Terminowe płatności, lepsze relacje z dostawcami i uniknięcie kar za opóźnienia.
Akceptacja faktur, umów, dokumentów i długi czas oczekiwania
- Rozwiązanie z Odoo DMS: Workflow akceptacji faktur w Odoo DMS automatyzuje cały proces. Faktury, dokumenty czy umowy są automatycznie kierowane do odpowiednich osób (np. dział zakupów, kierownik, księgowość) w zdefiniowanej kolejności. Osoby akceptujące otrzymują powiadomienia i mogą zatwierdzać faktury online, jednym kliknięciem, bezpośrednio w systemie Odoo DMS. Status akceptacji jest transparentny i widoczny dla wszystkich uprawnionych użytkowników.
- Efekt: Znaczące przyspieszenie procesu akceptacji faktur, umów i dokumentów, terminowe płatności, lepsza kontrola nad wydatkami i efektywniejsza praca działów księgowości, projektów i innych wykorzystujących obieg dokumentów z Odoo DMS.
Ręczne wysyłanie dokumentów do klientów, kontrahentów lub pracowników
- Rozwiązanie z Odoo DMS: Automatyczne wysyłanie dokumentów z Odoo DMS eliminuje manualną pracę i błędy. System umożliwia automatyczną dystrybucję dokumentów (np. umów, faktur sprzedaży, raportów, instrukcji) do określonych interesariuszy (klientów, kontrahentów, pracowników) bezpośrednio z systemu Odoo DMS. Możesz zdefiniować reguły automatyzacji w oparciu o typy dokumentów, tagi, powiązane rekordy w Odoo (np. klient, projekt). System może wysyłać dokumenty e-mailem z załącznikiem lub udostępniać link do pobrania dokumentu z bezpiecznego portalu klienta/kontrahenta.
- Efekt: Automatyzacja dystrybucji dokumentów, oszczędność czasu, eliminacja błędów ręcznej wysyłki, pewność, że interesariusze otrzymują aktualne wersje dokumentów, profesjonalny wizerunek firmy i lepsza komunikacja z klientami i kontrahentami.
Uciążliwe wyszukiwanie dokumentacji projektowej
- Rozwiązanie z Odoo DMS: Dokumentacja projektowa (specyfikacje, rysunki, umowy, korespondencja) jest przechowywana w DMS i powiązana z konkretnymi projektami. Wyszukiwanie potrzebnych plików trwa sekundy dzięki wyszukiwaniu pełnotekstowemu i tagowaniu dokumentów. Odoo DRS oferuje również użycie zaawansowanych litrów na etapie wyszukiwania dokumentów, tworzenia struktur folderów i wiele wiele więcej.
- Efekt: Szybsze rozwiązywanie problemów, sprawniejsza komunikacja w zespole projektowym i dotrzymywanie terminów.
Brak kontroli nad wersjami umów i ryzyko korzystania z nieaktualnych dokumentów
- Rozwiązanie z Odoo DMS: Funkcja wersjonowania dokumentów w DMS automatycznie śledzi wszystkie zmiany w umowach i innych ważnych dokumentach. Z Odoo DMS zawsze masz pewność, że pracujesz na najnowszej wersji dokumentu. Dostęp do poprzednich wersji jest również łatwy, co ułatwia audyt i rozwiązywanie sporów.
- Efekt: Zminimalizowane ryzyko popełnienia błędów wynikających z korzystania z nieaktualnych dokumentów i większe bezpieczeństwo prawne firmy.
Utrudniony dostęp do dokumentacji produktowej dla pracowników terenowych
- Rozwiązanie z Odoo DMS: Dzięki mobilnemu dostępowi do DMS, pracownicy serwisu lub handlowcy w terenie mają dostęp do instrukcji obsługi, specyfikacji produktów, cenników, umów ] i innych potrzebnych dokumentów na swoich tabletach lub smartfonach.
- Efekt: Szybsza i bardziej profesjonalna obsługa klienta, nawet w terenie, bez konieczności wożenia ze sobą dokumentów w wersji papierowej.
Czasochłonna archiwizacja dokumentów kadrowych i trudności z dostępem do nichm
- Rozwiązanie z Odoo DMS: Dokumentacja kadrowa jest digitalizowana i przechowywana w DMS w sposób uporządkowany i zgodny z przepisami. Wyszukiwanie dokumentów pracowniczych jest błyskawiczne. Dział HR ma pełną kontrolę nad dostępem do poufnych danych pracowników.
- Efekt: Oszczędność czasu na administracji kadrowej, zwiększenie bezpieczeństwa danych osobowych i łatwiejsze przygotowanie do audytów kadrowych.
Brak współpracy przy tworzeniu i recenzowaniu dokumentów
- Rozwiązanie z Odoo DMS: Funkcje współpracy w DMS umożliwiają jednoczesną pracę wielu osób nad jednym dokumentem. Komentowanie, recenzowanie, sugestie zmian - wszystko odbywa się w systemie DMS, z zachowaniem historii zmian.
- Efekt: Sprawniejsza praca zespołowa nad dokumentami, szybsze zatwierdzanie i lepsza jakość finalnych wersji dokumentów.
Moduł Odoo DMS - Kluczowe Funkcjonalności i Zalety:
Centralne repozytorium dokumentów w Odoo
Odoo DMS tworzy jedno, centralne repozytorium dla wszystkich dokumentów firmowych, eliminując rozproszenie plików na dyskach lokalnych, serwerach plików i skrzynkach e-mail. Wszystkie dokumenty są zorganizowane, bezpieczne i łatwo dostępne dla uprawnionych użytkowników. Wszelkie zewnętrzne narzędzia chmurowe czy Google Drive stają się zbędne.
Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów
Znajdź potrzebny dokument w kilka sekund! Odoo DMS oferuje wyszukiwanie pełnotekstowe, które indeksuje zawartość wszystkich dokumentów (w tym również dokumentów PDF i zeskanowanych dzięki integracji z OCR). Wyszukuj dokumenty po słowach kluczowych, frazach, tagach, autorach, datach i innych kryteriach.
Automatyzacja, współpraca i obieg dokumentów (workflow)
Usprawnij współpracę nad dokumentami w zespole. Odoo DMS umożliwia udostępnianie dokumentów, komentowanie, recenzowanie i zatwierdzanie dokumentów w ramach zdefiniowanych workflow. Zautomatyzuj obieg faktur, umów, wniosków urlopowych i innych dokumentów wymagających akceptacji.
Integracja z aplikacjami Odoo ERP
Odoo DMS jest ściśle zintegrowany z całym ekosystemem Odoo ERP. Dokumenty mogą być łatwo powiązane z rekordami w innych modułach Odoo, takich jak Księgowość, Sprzedaż, Zakupy, HR, Projekty i wiele innych. Dostęp do dokumentów jest możliwy bezpośrednio z poziomu danego modułu.
Digitalizacja dokumentów papierowych
Połącz Odoo DMS z modułem Odoo OCR i zdigitalizuj swoje papierowe archiwa. Skanuj dokumenty papierowe, a system automatycznie rozpozna tekst i umieści dokumenty w elektronicznym repozytorium. Zyskaj szybki dostęp do historii firmy i uwolnij przestrzeń biurową.
Organizacja i kategoryzacja dokumentów
System oferuje elastyczne możliwości kategoryzacji dokumentów za pomocą tagów, folderów, typów dokumentów i niestandardowych pól. Łatwo dostosujesz strukturę repozytorium do specyficznych potrzeb Twojej firmy.
Wersjonowanie dokumentów
Śledź historię zmian w dokumentach i wracaj do poprzednich wersji. Funkcja wersjonowania zapewnia kontrolę nad dokumentami i eliminuje ryzyko utraty ważnych informacji lub pracy na starych wersjach dokumentów.
Bezpieczeństwo i kontrola dostępu
Zdefiniuj precyzyjne uprawnienia dostępu do dokumentów w Odoo DMS dla poszczególnych użytkowników i grup użytkowników. Chroń poufne informacje firmowe przed nieautoryzowanym dostępem. System rejestruje historię dostępu do dokumentów, zapewniając pełną kontrolę.
Podgląd dokumentów online
Dzięki Odoo DMS Otwieraj i przeglądaj dokumenty bezpośrednio w przeglądarce internetowej, bez konieczności pobierania plików i korzystania z zewnętrznych aplikacji. System Odoo DMS obsługuje podgląd mobilny szerokiej gamy formatów plików.
Elastyczny dostęp
Pracuj z dokumentami z dowolnego miejsca i urządzenia mobilnego. Odoo DMS jest dostępny przez przeglądarkę internetową na komputerach, tabletach i smartfonach. Pracuj efektywnie w biurze, w domu i w podróży.
Korzyści z Wdrożenia Modułu Odoo DMS - Sprawny Obieg Dokumentów Odoo dla Twojej Firmy:
Usprawnienie przepływu informacji i komunikacji
Centralizacja dokumentów dzięki Odoo DMS i łatwy dostęp do nich poprawiają przepływ informacji w firmie i ułatwiają komunikację między zespołami. Pracownicy mają szybszy dostęp do potrzebnych dokumentów, co przekłada się na sprawniejszą pracę i lepszą współpracę.
Zwiększenie produktywności pracowników
Obiegu dokumentów w Odoo to oszczędność czasu na wyszukiwaniu dokumentów, ręcznym przekazywaniu plików i papierowej administracji zwiększa produktywność pracowników. Mogą oni skupić się na bardziej strategicznych zadaniach i generować większą wartość dla firmy.
Redukcja kosztów operacyjnych
Digitalizacja dokumentów dzięki Odoo DMS zmniejsza koszty związane z drukiem, archiwizacją i przechowywaniem papierowych dokumentów. Oszczędzasz na papierze, tonerach, przestrzeni biurowej i czasie pracy pracowników administracyjnych.
Poprawa bezpieczeństwa dokumentów
Elektroniczne repozytorium dokumentów w Odoo DMS zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa dokumentów niż tradycyjne papierowe archiwum. Chroń dokumenty przed utratą, zniszczeniem, kradzieżą i nieautoryzowanym dostępem. Kontroluj dostęp do poufnych informacji firmowych.
Zgodność z przepisami i łatwiejszy audyt
Odoo DMS pomaga firmom spełnić wymagania prawne dotyczące przechowywania dokumentów i ochrony danych. Historia zmian w dokumentach, logi dostępu i śledzenie historii ułatwiają przygotowanie do kontroli i audytów.